Systematic tilbyder et arkiveringskoncept, som sikrer, at kommunen kan efterleve den gældende arkivlovgivning (Arkivloven i kombination med Journalføringsbekendtgørelsen). Data fra Løsningen, i form af arkiveringsversioner, kan afleveres til et offentligt arkiv efter Rigsarkivets afleveringsbestemmelser.
Ved arkivering stiftes et arkiveringsprojekt til at håndtere en konkret arkiveringsproces eller deadline for kommunen. I projektet indgår tre parter: Systematic, Arkivet og Kommunen.
Arkiveringsprojektet vil indledningsvist sætte rammen for arkiveringen, herunder identifikation af hvilke data og dokumenter, der arkiveres, krav til formater, krav til dokumentation mv.
Systematic leverer derefter teknisk dokumentation og relationel beskrivelse af data i tråd med arkivets afleveringsbestemmelse.
Kommunen er i denne fase hovedansvarlig for frembringelsen af den kontekstdokumentation og beskrivelse af brugen af systemet, som er forudsætningen for den efterfølgende arkivering.
Projektledelse og workshops
Systematic har udviklet et dataudtræknings-værktøj, som konfigureres til at danne den pågældende arkiveringsversion.
Når projektet er klar til første arkivkørsel, gennemføres først en intern test, hvor repræsentative dokumenter udtrækkes og valideres.
Dernæst foretages selve arkiveringskørslen overfor det relevante arkiv, og efterfølgende vil der (højest sandsynligt) være et antal tilbageløb, der kræver tilpasning af dokumentformater med mere.
Systematic kan mod betaling varetage projektledelsen af arkiveringsprojektet hele vejen, til der foreligger en godkendelse af arkiveringen.
Vi vil ligeledes tilbyde afklarende workshops med jer og det arkiv, I anvender og sikre, at alle relevante og nødvendige arkiveringsbehov imødekommes.
Til marts vil vi fortælle endnu mere om den aktuelle løsning og prisen.
Følg med på Curaudrulning for yderligere information eller tag kontakt til din Service Manager.