Systematic tilbyder et arkiveringskoncept, som sikrer, at I som kommune kan efterleve Arkivloven i kombination med Journalføringsbekendtgørelsen og kan aflevere en arkiveringsversion til et offentligt arkiv. Systematics arkiveringsversion efterlever et standardformat fra bekendtgørelse om arkiveringsversioner.
Løsningen findes i to varianter:
- En standardløsning med fastdefineret indhold i arkiveringsversionen
- Udvidet arkiveringsløsning hvor Systematic hjælper kunden med selve afleveringen til arkivet
Standardløsning
Systematic leverer teknisk dokumentation af Cura og en arkiveringsversion af data baseret på et standard dataudtræk på et givent tidspunkt (snapshot).
Systematic har til Cura udviklet et tool til udtrækning og forberedelse af data til arkivering. Ved hjælp af dette tool danner Systematic arkiveringsversionen. En arkiveringsversion er et øjebliksbillede og kan både indeholde aktive og inaktive journaldata.
Systematic udtrækker data og genererer 1. version af arkiveringsversionen.
Kommunen videregiver disse dokumenter til arkivet sammen med kontekstdokumentation og øvrig dokumentation, som kommunen er ansvarlig for.
Udvidet arkiveringsløsning
Har I behov for hjælp eller støtte i processen, hjælper Systematic jer. Det kan være for at definere særlige krav i arkiveringsversionen, eller andet der gør, at Systematic skal designe et arkiveringsprojekt.
Det er stadig kommunen, som er ansvarlig for aftaler med et arkiv om, hvor tit/hvornår der arkiveres, samt for dokumentationen af brugen af Cura. Systematic kan facilitere projektet og projektledelsen heraf, hvis det ønskes.
Et udvidet arkiveringsprojekt vil udover prisen for en basal arkivering blive afregnet enten efter medgået tid eller aftalt som et fastpris projekt.
Kontakt jeres Service Manager, hvis I vil vide mere.